У сучасному суспільстві, де все відбувається занадто швидко, одні події змінюють інші, а час летить невпинно, дуже важко розірватися між роботою (чи кількома), домом, особистим життям, цікавими подіями та своїм захопленням. Саме тому слід уміти все детально спланувати. Я поспілкувався з Андрієм Болехівським, консультантом та бізнес коучем з тайм-менеджменту, і ось що він розповів про правильний розподіл часу:
Управління часом, тайм-менеджмент — це сукупність методик оптимальної організації часу для виконання поточних задач, проєктів та календарних подій. Типовими підходами в управлінні часом є постановка пріоритетів, розбиття великих завдань та проєктів на окремі дії та делегування іншим людям.
Планувати може і практикувати планування має кожен. Для цього не потрібно особливих програм чи умінь. Достатньо календаря та сформованого списку поточних та стратегічних завдань.
Щоб розпочати процес планування слід розуміти скільки приблизно часу займає та чи інша дія. Рутинні справи та ті, що час від часу повторюються варто фіксувати – вимірювати кількість хвилин чи годин, що йдуть на виконання завдання. Це дозволить надалі точніше розраховувати власні сили у плануванні.
Щоб оцінювати свій прогрес ефективним методом є щотижневий аналіз виконаного та того, що очікується на наступному тижні. Плануйте свій тиждень й визначайте основні 2-3 завдання які варто виконати. В кінці тижня звіряйте та аналізуйте, що виконали, а що ні. Думайте, що завадило вам завершити поставлену задачу чи навпаки, чому було забагато вільного часу.
При великих громіздких проєктах чи завданнях, слід розділяти (дефрагментувати) усе на менші поточні завдання. Таким чином нам крок за кроком вдасться реалізувати задум.
Одна з основних проблем планування є нездатність сфокусуватись. Слід пам’ятати, що ми нічого не робимо глобально! Відомий економіст та меценат Богдан Гаврилишин стверджував — Мисліть глобально, дійте локально. Саме в цих словах ховається золота істина ефективного планування. Адже слід детально класифікувати та ділити завдання, проте й уміти розглянути результат на відстані.
Фундаментом ефективного планування є фіксування інформації!
Ще одна проблема, що заважає нам — не вміння відмовляти. Саме тому у нас з’являється безліч зайвих завдань, які ми б не мали робити. Як правило ті хто багато обіцяє, немає часу на втілення своїх обіцянок, тим паче що ніякої вагомої ролі вони для них не несуть.
В тайм-менеджменті слід враховувати ваші фізичні особливості. Одним людям краще працювати в першу половину дня, саме тоді їхня продуктивність є найвищою. Іншим же навпаки простіше працювати в вечірній, або й нічний час. При плануванні слід враховувати дані аспекти, адже навантажуючи себе в неправильний час, вірогідність поганого або й взагалі не виконання завдання зростає.
Методики тайм-менеджменту
Методик управління часом є безліч. Великою популярністю користується методика Getting Things Done розроблена Девідом Алленом. Вона базується на тому, що записування всіх поточних справ, проєктів та ідей дозволяє тримати пам'ять не перевантаженою і вільною для найголовнішого. Погодьтесь це значно зручніше ніж коли постійно в стані тривоги й забуваєш про якісь завдання. Основою даної методики є прийняття рішення про те, чи існує можливість щось вдіяти з інформацією, яка надходить.
Нові завдання пропонується додавати у список поточних справ, чи календар. Якщо не достатньо важлива задача — відкладати на непередбачуване майбутнє чи повністю відкинути.
Ще одним популярним методом є ALPEN Лотара Зайверта. Він для планування пропонує використовувати п’ять кроків, що відповідають першим літерам абревіатури ALPEN:
Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren — нотувати завдання та заплановані дії
Länge schätzen — оцінювати тривалість виконання кожного завдання
Pufferzeiten einplanen — включати у планування буферний час
Entscheidungen treffen — приймати рішення
Nachkontrolle — контроль за виконанням дій
На кінець слід пам’ятати, що правильний розподіл життєвих сил, є запорукою успіху.
Загинаючись, ставлячи перед собою безліч завдань ми забуваємо про відпочинок, який є надзвичайно важливим для нас. Це фізіологічна потреба нашого організму, і для ефективної довгострокової праці нам необхідно добре виспатись та відпочивати.
Сподіваюсь, цей блог та інформація від Андрія були корисними і завдяки цим порадам ви зможете знайти вільний час, на хобі, навчання і відпочинок.
Автор статті — Тимофій Пехота